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PERSONALKOSTENPLANUNG IN UNTERNEHMEN

Im Rahmen der Planung wird die Personalkostenplanung oft stiefmütterlich behandelt. Es handelt sich um hochvertrauliche Daten, über die der Kostenstellenplaner eventuell auch gar keine Informationen je Mitarbeiter hat, sondern nur die Summe je Kostenart der Vergangenheit. Zudem sind die einzelnen Kostenarten – dem Gesetzgeber sei Dank – untereinander mit nicht-trivialen Berechnungen verzahnt. Das Auseinanderfallen der Aufwands- von der Zahlungsperiode (Sonderzahlungen, Prämien) macht es für die Cash-Flow Planung dann noch einmal komplizierter. Und so gehen viele Unternehmen den Weg des geringsten Widerstands und schreiben die Vergangenheitsdaten einfach fort mit einer pauschalen Anpassung.

Nur stellen die Personalkosten einen massiven Kostenblock im Unternehmen dar – ein Grund, diese eben nicht pauschal fortzuschreiben.

KEINE ANGST BEI DER PLANUNG VON PERSONALKOSTEN

Die Aufgabe kann auch besser gelöst werden. Die Kostenstellenverantwortlichen planen Stellen und damit Mitarbeiter Auf- oder Abbau. Aushilfskräfte, Studenten, Praktikanten oder Auszubildende gehören selbstverständlich auch dazu. Mit dieser Vorgabe durch die operativ Verantwortlichen kann dann der Personalbereich (oder der Kostenstellenverantwortliche, je nachdem wie der Datenzugriff auf Gehaltsdaten im Unternehmen geregelt ist) die Detailplanung vornehmen. Diese erfolgt dann in der Detaillierung die die notwendige Datenbasis bereitstellt, nämlich auf Mitarbeiterebene.

Die bekannten Gehälter bzw. Löhne der Mitarbeiter werden entsprechend fortgeschrieben und gegebenenfalls entsprechend der Tarif- oder einzelvertraglichen Regelungen angepasst. Für zukünftige Stellen werden die Standardgehälter bzw. tariflichen Werte angesetzt.

Um die weiteren Personalkosten genau berechnen zu können, müssen mehrere Faktoren für den Planungszeitraum berücksichtigt werden:

  • Änderungen des Arbeitsvertrags

  • Regulierung des Entgelts (individuell oder pauschal)

  • Arbeitszeitveränderungen

  • Tarifveränderungen bzw. -wechsel

  • Differenzierung der unterschiedlichen Lohnarten

Die unterschiedlichen Lohnarten können zu Gruppen zusammengefasst werden, da die Berücksichtigung aller einzelnen Lohnarten sehr schnell unübersichtlich werden kann. Für die Überleitung in die GuV werden sie den Kostenarten entsprechend zugeordnet. Im nächsten Schritt müssen die oben bereits erwähnten Zusatzkosten für das Personal in der Planung einkalkuliert werden. Hier fällt nun der Arbeitgeberanteil zur Kranken- oder Rentenversicherung, die Arbeitslosenversicherung oder die Pflegeversicherung an. Urlaubs- oder Weihnachtsgelder sowie auch die Überstundenvergütungen oder die Wochenend- oder Nachtzulagen müssen ebenfalls zu den einzelnen Planstellen integriert werden.

Aus diesem Datenpool können nun die gesamten Personalkosten für das Planungsjahr hochgerechnet werden. Durch eine Plausibilitätsprüfung wird festgestellt, ob die Personalkostenplanung auch der Realität entspricht. Dies geschieht indem die ermittelten Kosten mit den vorherigen Daten verglichen und analysiert werden.

Wichtig ist der Datenschutz bei all diesen Modellen: Gehaltsdaten auf Mitarbeiterebene dürfen nur den berechtigten Personen zugänglich gemacht werden – oft geschieht das indem das Personalplanungs-Tool in einer eigenen Instanz aufgesetzt wird und mit der integrierten Planung dann über Übergabe von Daten abgeglichen wird.

AKTIVE MITARBEITERPLANUNG

Die Software für Ihre Personalkostenplanung sollte aus den bereitgestellten Informationen Ihres operativen HR-Systems eine gezielte Planung für den von Ihnen vorgegebenen Zeitraum vorschlagen. Dabei sollten zukünftige Veränderungen der gängigen Rahmenbedingungen wie z.B. Sozialversicherungsbeiträge oder die Regelungen zu Urlaubs- und Weihnachtsgeld intuitiv berücksichtigt werden. Individuelle Anpassungen auf einzelne Maßnahmen wie unter anderem eine Entgeltanpassung, die Umgruppierung oder eine Neueinstellung sollten durch den softwareunterstützen manuellen Eingriff bei der Planung erfolgen können. Die dadurch entstehenden Auswirkungen auf die Kosten sollten in dem geplanten Zeitplan automatisiert ermittelt werden und somit Transparenz auf das Ergebnis geben.

REPORTING MIT AUSSAGEKRAFT

Ein wesentlicher Bestandteil der Personalkostenplanung sollte außerdem ein aufschlussreiches Reporting (Berichtswesen) mit aussagekräftigen Informationen sein. 

Aktuelle Auswertungen zu Kopfzahlen, FTE und Kosten sowie Soll-Ist-Vergleiche sollten standardmäßig dazugehören. Abweichungen zu Vergangenheits-, Ist- oder Zukunftswerte müssen genau visualisiert werden, um rechtzeitig die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Die Personalabteilung muss selbst in der Lage sein sich solche Reports zu generieren, ohne die IT in Anspruch nehmen zu müssen. 

Mittels Reporting Dashboards können solche Fachanwender auf einfache Art und Weise „out-of-the-Box“ ihre Ad-hoc-Analysen durchführen und die Reports ihren Fachabteilungen und ihrem Management zur Verfügung stellen.

WOFÜR IST DIE PERSONALKOSTENPLANUNG WICHTIG

Die Personalkosten eines Unternehmens sind einer der höchsten Posten in den Ausgaben und müssen effektiv für das Jahr geplant werden. Nur so wird gewährleistet, dass das Budget optimiert und bei Engpässen bzw. sich verschlechternder Auftragslage schnell reagiert werden kann.

Die Personalkostenplanung bietet außerdem den Vorteil frühzeitig Einsparungspotentiale zu erkennen und bietet mittels dem Reporting eine gute Übersicht, ob die Einstellung weiterer Arbeitnehmer möglich, erforderlich oder nicht umsetzbar ist.

 

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AUTOR

Tim Erben, Leiter Marketing ist seit 2019 für CoPlanner Software und Consulting GmbH tätig. Zuvor war er über 9 Jahren für die pmOne AG als Head of Digital Marketing federführend aktiv sowie für verschiedene Unternehmen im Bereich Business Intelligence, Performance Management und Enterprise Content Management. Schwerpunktmäßig beschäftigt sich Tim Erben mit Themen wie Corporate-/Online-Marketing Strategien, Modern Marketing: Content, Automation und Analytics to Drive Growth.

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