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Die Dynamik des Wirtschaftsgeschehens, speziell im operativen Geschäft, nimmt stetig zu. Spürt das auch ein Unternehmen wie Andritz Energy & Environment GmbH?

Treiber: Man merkt klar, dass das Tempo zunimmt. Nicht nur allgemein, auch aus Controlling-Perspektive. Reaktionszeiten werden kürzer, Anfragen müssen schneller behandelt, Entscheidungen schneller getroffen werden. Letztendlich leitet sich das aus der Dynamik des Business ab. Wir sind ein global tätiges Unternehmen, das sich primär auf Auslandsmärkte konzentriert. Wir arbeiten mit diversen Kunden zusammen, doch das Interesse Anlagen schnell in Betrieb zu nehmen, ist immer gegeben. Das kürzt die Durchlaufzeiten von Projekten immens.

Cziglar-Benko-Eibel: Die IT spielt hier natürlich eine große Rolle. Es gilt die passenden Tools zur Verfügung zu stellen, die das Business braucht, um sich neuen Anfragen und dieser Dynamik leichter anzupassen.

Inwieweit ist eine langfristige Planung unter diesen Voraussetzungen noch möglich?

Treiber: Wirklich detaillierte Planung, die noch zu fassen ist, liegt gerade bei Unternehmen wie unserem, nur noch im kurz- und mittelfristigen Bereich – hier muss sie jedoch optimal sein. Das ist im Projektgeschäft gar nicht anders möglich. Was wir natürlich schon machen, ist strategische Planung. Da geht es aber mehr darum, wie wir uns zukünftig am Markt positionieren wollen, welche neuen Geschäftsfelder relevant sein könnten, oder was neue Ziele sind.

Was bedeutet „Projekt“ für ihr tägliches Geschäft?

Treiber: Was uns von vielen Firmen unterscheidet, ist, dass wir aufgrund des Anlagenbaus unser gesamtes Business in Form von Projekten abwickeln. Kommt ein neuer Auftrag ins Haus, steht sofort eine gesamte Projektorganisation dahinter. Kopf des Teams sind immer ein technischer und ein kaufmännischer Projektleiter. Darunter gibt es natürlich eine Vielzahl an Funktionen in einem Projektorganigramm. Weitgehend sind fast alle Unternehmenspositionen abgedeckt.

Cziglar-Benko-Eibel: Bei uns laufen etwa 20 bis 30 Kundenprojekte parallel, dazu kommen noch Forschungsprojekte. Selbst die Vertriebsphase, die im Anlagenbau überdurchschnittlich lang ist, wird bereits in Projekten abgewickelt. Kommt ein Auftrag ins Haus und wird zu einem Kundenprojekt, hat sich ein Vertriebsteam bereits intensiv damit beschäftigt. Kurz — bei uns gibt es nicht viel, was kein Projekt ist.

Das klingt sehr umfangreich. Welche Auswirkungen hat das auf Entscheidungsprozesse?

Treiber: Die Projektleiter brauchen sehr viele Informationen hinsichtlich der Termine, Anforderungen, Qualität etc. aber natürlich auch der wirtschaftlichen Faktoren - denn diese müssen letztendlich stimmen. Es ist Aufgabe des Projektcontrollings hier zu unterstützen, die notwendige Transparenz zu schaffen und letztendlich durch Soll-Ist-Analysen Entscheidungsfindungen sichern und beschleunigen zu können.

Was bedeutet Transparenz für Sie genau?

Treiber: Relativ zeitnah einen Überblick über die Situation zu bekommen, sei es hinsichtlich Termins, der Ressourcen oder Finanzen. Zu sehen, was am Projekt läuft, ohne fünf weitere Informationsstellen im Haus zu benötigen, um Analysen zu machen. Daten müssen rasch und flexibel abrufbar und klar strukturiert sein, um einen fundierten Überblick zu bekommen. Das verkürzt die Reaktionszeit und hilft uns schneller zu handeln.

Was sind dabei die großen Herausforderungen?

Treiber: Auf jeden Fall der Fakt, dass man verschiedene Informationen von diversen Ebenen im Unternehmen benötigt. Um ein Projekt erfolgreich zu führen ist es notwendig, dass alle Prozesse im Haus definiert und in Tools abbildbar sind. Das sorgt für klare Strukturen. Wir wickeln unsere Projekte in Arbeitspaketen ab und untergliedern diese weiter in Teilpakete — welche wir letztendlich monitoren. Dabei unterstützt eine gute Software ganz wesentlich. Ohne CoPlanner müssten wir weit mehr Ressourcen für das Datensammeln und Aufbereiten aufwenden. Dabei geht wertvolle Zeit verloren.

Cziglar-Benko-Eibel: Der Projektfokus bedeutet auch, dass Standard-Tools unseren Anforderungen nicht gerecht werden. Wir benötigen Modifikationen, um unser Business optimal monitoren zu können. Diese Flexibilität war eine Grundanforderung an unsere Software-Partner – eine Software, die mehr als eine Standardlösung ist und all unsere Bedürfnisse erfüllt. Wir haben Standardprodukte von CoPlanner im Einsatz, haben aber auch viele zusätzliche Module gemeinsam entwickelt.

Treiber: Aus der Business-Perspektive ist die Herausforderung eher das Multiprojektcontrolling. Wir haben ja eine Vielzahl an Projekten parallel laufen. Es gibt Projektcontrolling, das weitgehend bei den kaufmännischen Projektleitern angesiedelt ist, und eine Ebene darüber das übergreifende Unternehmenscontrolling. Wichtig ist, die richtigen Informationen zu geben, um die einzelnen Projekte gut steuern zu können und am Ende die erwarteten Ergebnisse einzufahren.

Was hat sich seit der Implementierung der neuen Software verändert?

Cziglar-Benko-Eibel: Früher war Excel das Tool der Wahrheit. Doch es geht immer mehr um große Datenbestände, die verwaltet werden müssen. Excel kann das nicht bieten. Wir waren also auf der Suche nach einem Tool, das neben den großen Datenmengen und vielen Schnittstellen auch flexible oder komplexere Anfragen ermöglicht. Dafür war ein OLAP-basiertes System genau richtig.

Treiber: Exceldaten sind leicht veränderbar, sodass es häufig vorkam, dass kein einheitliches Bild des Projektes bestand: im Multiprojektcontrolling ein No-Go. Die Gewährleistung von Datensicherheit, dass alle vom Gleichen ausgehen, den gleichen Endstand haben, war ein wesentlicher Aspekt für das System. Der Datentransfer wurde klar optimiert. Das Datentippen ist weg, es gibt keine doppelten Einträge mehr. Beim Transfer reden wir nicht von Stunden, sondern Minuten.

Cziglar-Benko-Eibel: Datensicherheit heißt für uns ein gutes Gefühl zu haben, zu wissen, dass die Daten gut aufgehoben sind. Man muss keinen Super-GAU mehr befürchten. Die Historie ist jederzeit nachvollziehbar. Jetzt können wir Erfahrungswerte generieren und zukünftig Entscheidungen dementsprechend fundiert treffen.

Wo liegt für Sie der Mehrwert im Controlling?

Treiber: Wir genießen jetzt den großen Vorteil der dynamischen Auswertung. Im Projekt- wie im Hauptcontrolling. Die Datenbank und das System ermöglichen ganz einfach individuelle Analysen, ohne dass wir Unterstützung von der IT benötigen. Gerade im Reporting, wo es darum geht, schnell spezifische Berichte generieren zu können, stellt das einen großen Mehrwert dar. Der Report generiert sich automatisch, man kann sich dem Inhalt widmen, und die Zeit, die man hier gewinnt, für zukünftige Entscheidungen nutzen. Jetzt kann ich mich wirklich mit den Zahlen beschäftigen, nicht mehr mit deren Aufbereitung. Aus Controller-Sicht hat sich das Arbeitsfeld dadurch wesentlich verbessert.

Wo sehen sie noch Potential für die Zukunft?

Treiber: Die großen Herausforderungen – oder was ich mir wünschen würde – sind neue Zusammenhänge. Die klassischen Hard Facts bekommt man relativ schnell über eine gute Software. Ziel sollte sein, diese in Bezug auf ihre Auswirkung auf andere Komponenten analysieren zu können. Ein Beispiel: Ein Soll-Ist-Vergleich bei der Ressourcenverwendung ist durchaus möglich. Eine zusätzliche Komponente wäre, die Qualität dahinter zu analysieren. Fragen wie: Ist die Qualität überhaupt so weit? Denn nur weil der Soll-Stand erreicht ist, heißt das nicht, dass auch die Qualität auf diesem Level ist. Diese komplexen Zusammenhänge in einem Tool abzubilden ist die Herausforderung.

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