Die Erfindung von Strom hat einst die Lebensweise der Menschen grundlegend verändert, als das Internet massentauglich wurde, hat es unsere Gesellschaft, unsere Denkweise und unser Handeln erneut von Grund auf transformiert und mit künstlicher Intelligenz (KI) stehen wir gerade wieder an einer der größten Wendepunkte, die die Welt erneut verändern wird. Nun hat aber mit generativer KI hat eine neue Ära der künstlichen Intelligenz begonnen.
Im November 2022 veröffentlichte das kalifornische Unternehmen OpenAI den Chatbot ChatGPT (Generative Pre-trained Transformer) und läutete damit einen wahren Hype ein. Nach einer einfachen Anmeldung ist generative KI für die breite Masse nutzbar. Damit rückt das Thema "künstliche Intelligenz" in das öffentliche Bewusstsein.
Doch wie genau können Tools wie ChatGPT das Controlling revolutionieren, welche konkreten Anwendungen ergeben sich daraus und welche Fallen birgt die Technologie? In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die transformative Kraft von dieser Technologie im Bereich des Controllings, hinterfragen Chancen, Anwendungen und Herausforderungen.
KI wird zum Bestandteil von Strategien
Die Möglichkeit, ohne besonderes Vorwissen mit einem solchen mächtigen und revolutionären System in normaler menschlicher Sprache zu interagieren und dabei tatsächlich (meistens jedefalls) hilfreiche Antworten zu erhalten, war und ist neu. Ein vollkommen neuer Markt für neue Innovative Start-Ups ist dadurch zwar nicht entstanden, aber er wurde deutlich ausgeweitet. Unternehmen, die mit KI bisher nichts am Hut hatten, beginnen die Potenziale dieser Technologie zu erkennen und entwickeln Strategien zur Nutzung von solchen KI-Systemen in ihren Finanz- und Controllingbereichen.
Was ist generative KI und was macht sie so besonders?
ChatGPT ist ein KI-basiertes Sprachmodell, welches auf natürliche Sprache spezialisiert ist. Das bedeutet, es "kommuniziert" auf der Basis von menschenähnlichen Sprachmustern und -strukturen. Mit ChatGPT lassen sich ziemlich schnell und sehr unkompliziert Texte, Bilder, Musik, ja sogar Codes und noch einiges mehr erzeugen. Diese Technologie bietet vielfältige Anwendungen – von der automatisierten Inhaltserstellung bis zur Beantwortung komplexer Fragestellungen ist alles dabei. Trainiert wurde ChatGPT mit einer sehr großen Menge an Textdaten, die in erster Linie aus dem Internet stammen. Mittlerweile gibt es neben ChatGPT auch eine Reihe an unterschiedlichen Tools wie Dall-E 2 und MuseNet, die Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten eröffnen, die eigene Wertschöpfungskette zu optimieren oder zu verändern.
Einsatzmöglichkeiten von KI in Finanzen und Controlling
Generative KI bietet auch im Finanz- und Controlling-Bereich viele Chancen. Die automatische Inhaltserstellung, Verbesserung der Finanzanalyse und -prognose, Erkennung von Betrug, Extraktion von Daten aus Finanzdokumenten oder auch die automatisierte Erstellung von Finanzberichten. Dies steigert zunächst „nur“ die Effizenz der Anwender*innen im Controlling, aber auch das ist in Zeiten von Personalengpässen und immer neuen Krisen schon ein echter Gewinn.
KI-Algorithmen sind an sich sind nichts Neues mehr. Was wirklich aufregend und neu ist, das ist der wirklich einfache Zugang zu diesen Algorithmen.
Beispiele für konkrete Anwendungsbeispiele von generativer KI im Controlling:
1. Finanzanalyse und Datenverarbeitung:
Traditionell erfordert die Finanzanalyse die manuelle Verarbeitung großer Datenmengen. Mit ChatGPT können Controller jedoch auf eine automatisierte Datenverarbeitung zugreifen. Das Modell kann Finanzdaten strukturieren, relevante Informationen extrahieren und sogar wichtige Kennzahlen berechnen, was den Analyseprozess beschleunigt und die Genauigkeit erhöht.
2. Echtzeit-Analyse und Trenderkennung:
ChatGPT ermöglicht es Controllern und Controllerinnen, von einer Echtzeit-Analyse ihrer Daten zu profitieren, ohne dass zuvor ein Modell erstellt und eingelernt werden musste. Diese Möglichkeit – nämlich schnell neue Daten in Echtzeit zu verarbeiten, ohne zuvor viel Zeit und Wissen in die Datenaufbereitung und -modellierung zu investieren – versetzt das Controlling in die Lage, schnell auf Veränderungen in der finanziellen Leistung zu reagieren und Handlungsalternativen aufzuzeigen.
Dabei gibt es Modelle, die Muster in den Finanzdaten erkennen und langfristige Trends identifizieren, um daraus Vorhersagen zu erstellen, schon um einiges länger – aber bislang eben noch nicht auf Basis einer einfachen, ja man möchte fast sagen „hingeworfenen“ PDF-Sammlung mit Daten.
3. Automatisierte Kennzahlenberechnung und Datenvalidierung:
Die Validierung von Daten und die korrekte Berechnung der richtigen Kennzahlen ist eine kritisch Aufgabe im Controlling. ChatGPT kann diese Prozesse automatisieren und sicherstellen, dass die erfassten Daten korrekt sind. Dies reduziert menschliche Fehler und ermöglicht eine zuverlässige Datenqualität.
4. Risikomanagement und Entscheidungsfindung:
Durch die Analyse von Daten aus verschiedenen Quellen kann ChatGPT potenzielle Risiken aufzeigen und bei der Bewertung von Handlungsoptionen unterstützen. Controller*innen können auf diese Weise besser informierte Entscheidungen treffen und Risiken effektiver managen.
5. Automatisierung von Routineaufgaben:
Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben befreit Controller*innen von zeitaufwändigen Tätigkeiten. Die generative KI kann beispielsweise regelmäßige Berichte erstellen, Transaktionsdaten verarbeiten und andere Routinetätigkeiten durchführen, sodass Controller*innen ihre Zeit für strategische Analysen und Entscheidungsfindung nutzen können.
Jetzt werden Sie vielleicht zurecht denken: "Das ist jetzt alles nichts Neues für mich." Und Damit haben Sie auch vollkommen Recht. Alle oben genannten Beispiele sind – wie gesagt – keine komplett neuen Funktionen. Was daran neu ist, das ist der minimale Aufwand (sowohl in zeitlicher Hinsicht als auch beim Know-How-Erwerb) um solche Funktionen nutzen zu können.
Herausforderungen und Risiken von generativer KI
Trotz der Vorteile gibt es Herausforderungen im Umgang mit generativer KI. Datenschutz und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben sind von entscheidender Bedeutung, insbesondere vor dem Hintergrund sich ändernder regulatorischer Landschaften wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Artificial Intelligence (AI) Act der EU. Unternehmen müssen verantwortungsvolle KI-Praktiken etablieren, um den sicheren Einsatz von generativer KI zu gewährleisten.
Verantwortungsvolle Nutzung von generativer KI und Tipps für die praktische Umsetzung
Die Integration von generativer KI wie ChatGPT in den Controlling-Bereich markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Effizienzsteigerung und datengesteuerter Entscheidungsfindung. Um allerdings die Chancen der generativen KI zu nutzen und gleichzeitig Risiken zu minimieren, sollten Unternehmen auf datenschutzkonforme und vertrauenswürdige Lösungen setzen. Das können professionelle und spezialisierte Controlling-Software-Anbieter sein, die KI bereits in die Software einbinden, so wie wir es bei CoPlanner schon länger machen.
Für die Verarbeitung von Unternehmensdaten gibt es zudem auch Rahmenbedingungen, die den Einsatz von ChatGPT & Co. verhindern. Wer möchte schon die internen Unternehmensdaten auf einem anonymen Server in den Vereinigten Staaten laden?! Die Datenspeicherung (der Ort ist wesentlich) sollte immer DSGVO-konform ablaufen. Nur so können Sie die Vorteile der Technologie nutzen, ohne die Sicherheit zu gefährden. Allerdings ist der Aufbau einer dedizierten, eigenen Umgebung hierfür oft sehr kosten- und zeitintensiv.
Auch KI-gestützte Controllingsoftware wird effektiver und hält neue Anwendungsfälle bereit
Und damit führt uns die "make or buy" Fragestellung wieder zurück zu einer professionellen Controlling-Software ihrer Wahl: kann die Software die Vorteile eines GPT-basierten Systems liefern, ohne Datenschutz und Vertraulichkeit zu gefährden? Die Entwicklung in den kommenden Jahren (bei CoPlanner und sicherlich auch bei unseren Mitbewerbern) wird dazu führen, dass Controller und Controllerinnen anders mit den Systemen umgehen werden.
Ihre Analyse könnte zukünftig beispielweise durch eine einfache Frage an die generative KI angestoßen werden: „Warum liegt unser EBIT unter Plan?“, und das System wird Hinweise geben wo relevante Einflussgrößen zu betrachten sind.
Auch die Planung wird sich verändern: „Plane einen neuen Produktlaunch für Bereich X für Mitte folgenden Jahres, verwende Bereich Y als Referenz und dokumentiere, wie Du darauf gekommen bist.“, dürfte in Zukunft ein normaler Anwendungsfall innerhalb einer Controllingsoftware werden. Auch bei CoPlanner? Nun, auch wir beobachten die Veränderungen am Markt und werden natürlich mit der Zeit gehen...und arbeiten schon heute daran.
Zusammengefasst: Durch den Einsatz intelligenter Tool, wie einer Controllingsoftware, welche KI beinhalten, können Controller*innen ihre Aufgaben effektiver bewältigen, neue und genauere Erkenntnisse gewinnen und letztendlich einen größeren Mehrwert für ihr Unternehmen schaffen.
Ausblick: ChatGPT & Co. im Controlling
Wir befinden uns am Anfang der Ära generativer KI im Finanz- und Controlling-Bereich. Während es durchaus Risiken und Grenzen gibt, sind die Potenziale und Möglichkeiten dieser Technologie ebenso beeindruckend. Mit der Weiterentwicklung und Anpassung von generativer KI werden Unternehmen in der Lage sein, ihre Effizienz zu steigern, bessere Finanzentscheidungen zu treffen und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen.
KI wird den Menschen nicht ersetzen. In Zeiten des Fachkräftmangels (dessen Ende aktuell auch nicht absehbar ist) wird es nicht darum gehen, Personal abzubauen, sondern umfangreichere Aufgaben in weniger Zeit zu bewältigen. Zeit- und Kosteneffizienz sind hier die Schlagworte! Das kann nur in der Zusammenarbeit zwischen Mensch und KI gelingen.
Fazit
Generative KI hat das Potenzial, den Finanz- und Controlling-Bereich zu revolutionieren. Unternehmen, die verantwortungsvoll mit dieser Technologie umgehen und sich den Herausforderungen stellen sowie auf professionelle Partner und Software-Anbieter in der Zusammenarbeit setzen, werden in der Lage sein, die Vorteile der Technologie zu nutzen und gleichzeitig die datenschutzrechtlichen und regulatorischen Anforderungen zu erfüllen.
Quellen:
https://insights.controller-institut.at/wie-chatgpt-co-das-controlling-revolutionieren/
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