Der Geschichte erster Teil

Starten wir mit einer kleinen Geschichte, um das Phänomen „BI“ im Alltagsgebrauch aus einem etwas anderen Blickwinkel zu erläutern. Diese Geschichte könnte sich so oder so ähnlich überall zugetragen haben. Es geht um einen kaufmännischen Entscheidungsträger, der sich wie so viele in seiner Situation in der Software-Evaluierungsphase zur Unterstützung des Controlling- und insbesondere des Planungsprozesses befindet. Um den Prozess ein wenig anspruchsvoller zu garnieren, muss zur leichteren Entscheidungsfindung in kurzer Zeit ein Prototyp bereitgestellt werden. Den ehrlichen coPlanner Consultants stehen wortgewaltige Vertriebsprofis des Zweitanbieters gegenüber. Das Match endet für coPlanner unerfreulich: 0:1. so ist nun einmal das Business.

Der Geschichte zweiter Teil

Ein Jahr später, unser genannter Entscheidungsträger hat das Unternehmen zwischenzeitig gewechselt, wird CoPlanner erneut mit der Bitte kontaktiert, ein Angebot zu legen. Die Präsentation der Software sei nicht mehr notwendig, man wisse noch genau, wie CoPlanner tickt. Der vertriebsgewaltige Sieger aus dem Erstprojekt wurde gar nicht mehr eingeladen. Damit steigen unsere Chancen erheblich. CoPlanner kommt der Bitte zur Angebotslegung erneut nach und versucht gleichzeitig preiselastisch zu agieren, um nun endgültig zu überzeugen. Es kommt, wie es kommen muss: CoPlanner ist wieder einmal zweiter Sieger. Ein klärendes Gespräch zwischen der CoPlanner-Geschäftsführung und unserem mittlerweile befreundeten Entscheider bringt die erhellende Erkenntnis zu Tage: „Wissen sie, wir suchen ja eigentlich ein BI-Werkzeug und keine Planungs-, Analyse- und Reportinglösung“.

Erkenntnis

Man war also auf der suche nach BI-Software, was immer sich hinter diesem Begriff verstecken möge. Der ursprüngliche Fokus nach einer All-In-One-Lösung wurde spontan durch ein Analyse-Werkzeug ersetzt. Ein Werkzeug, das Ist-Daten sehr anschaulich analysiert, aber hinsichtlich Planung, Forecasting, Soll-Ist-Analyse usw. ungeeignet ist. Unser Freund wird wohl weiterhin mit MS Excel planen müssen.

Wie ist es dazu gekommen? Zunächst wird für die nächste Budgetperiode eine Budgetvariante erstellt. Bis zur Präsentation der Ergebnisse in der Top-Management-Ebene vergehen vielleicht sechs bis acht aufreibende Wochen. Teilpläne wie Vertrieb, Produktion, Investitionen, Finanzierung usw. werden dort heftig diskutiert. Mit dem Ergebnis, dass der Controller nicht nur Änderungen vorzunehmen, sondern auch Worstcase- und Bestcase-Varianten zu erstellen hat. Das Gesamtbudget wird angepasst, Änderungen durchgeführt und noch mehr Fehler produziert. Die Zeit ist knapp, Modellkopien für die diversen Cases erhöhen die Belastungen. Um ein rechnerisch richtiges und ausgewogenes Konstrukt zu erwirken, wird manuell eingegriffen, um dem kaufmännischen Grundprinzip der summengleichheit Folge zu leisten. Der Controller schwört hoch und heilig, sich nie mehr diesem Chaos auszusetzen. Er hat damit seine Entscheidung getroffen: „Ein Planungs-, Analyse- und Reporting-Tool – vielleicht so etwas wie ein BI-Tool – muss her.“

Er will keine Zeit vergeuden und wird gleich am Beginn des Folgejahres damit starten. Die Zeit vergeht, es wird März, vielleicht sogar April. Dann erinnert er sich an sein Gelübde aus dem Vorjahr: Wir brauchen eine Software! Den Software-Auswahl-Prozess will er keinesfalls delegieren. Mangels Zeit will er aber auch nicht seine Anforderungen definieren. Er entschließt sich, BI-Hersteller einzuladen. Im Internet findet er eine stolze Liste. Von sehr mächtigen bis sehr kleinen Lösungsanbietern. Teilnehmer werden zu Präsentationen eingeladen – mit dem genialen Hintergedanken – sich damit einen informativen Marktüberblick zu erarbeiten, um danach die Entscheidung blitzschnell und glasklar treffen zu können. Das Ergebnis ist ernüchternd und genau umgekehrt. Mittlerweile hat der Sommer begonnen, es werden keine Entscheidungen mehr getroffen. Damit sind wir im Monat September, die Budgetierung für das nächste Jahr naht. Die Excel-Modelle aus dem Vorjahr werden ausgegraben. Aus welcher Variante soll die Kopie für das neue Budget gezogen werden? Der Frustrationslevel steigt erneut, nicht nur wegen der fehlerhaften Modelle, sondern auch wegen der unterlassenen Maßnahme im Frühjahr und der grauenvollen Erwartungen im bevorstehenden Herbst. Unser Controller schwört erneut: „Das ist mein letzter Budgetierungsprozess dieser Art.“ Zumindest in diesem Jahr!?

Kommentar schreiben

* Diese Felder sind erforderlich

Kommentare

Keine Kommentare