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WIE INTELLIGENT IST IHR BUSINESS?

DAS PHÄNOMEN "BI" IM ALLTAG. WIE WERDEN ENTSCHEIDUNGEN BEEINFLUSST, GETROFFEN ODER AUCH UNTERLASSEN?

Laut Definition des BARC* verstehen wir Business Intelligence als ein System, eine Technologie, einen Prozess, der den Entscheidern eines Unternehmens die gegenwärtige und zukünftige Unternehmenssteuerung auf Basis bereitgestellter und qualifizierter Informationen erleichtern soll. In der Endausbaustufe werden wir mit hoch komplexen Systemarchitekturen konfrontiert (ETL-Prozesse, Warehouse-Datenbanken, multidimensionale Analyse-, Berichts- und Planungssysteme). Im einfacheren Strukturkonzept dominieren aufeinander abgestimmte Teillösungen. Wie kommt nun der Mittelstand damit zurecht – Unternehmen also, die nicht über vielfältige Ressourcen und dazugehöriges Know-how verfügen? Was lässt sich dabei im Fachbereich Controlling immer wieder beobachten? Wie werden BI-Entscheidungen getroffen, wie werden sie beeinflusst und warum werden sie auch unterlassen?

BI im Mittelstand 2011/12. Status Quo, Ausblick und Empfehlungen, 2. Auflage

DER GESCHICHTE ERSTER TEIL

Starten wir mit einer kleinen Geschichte, um das Phänomen „BI“ im Alltagsgebrauch aus einem etwas anderen Blickwinkel zu erläutern. Diese Geschichte könnte sich so oder so ähnlich überall zugetragen haben. Es geht um einen kaufmännischen Entscheidungsträger, der sich wie so viele in seiner Situation in der Software-Evaluierungsphase zur Unterstützung des Controlling- und insbesondere des Planungsprozesses befindet. Um den Prozess ein wenig anspruchsvoller zu garnieren, muss zur leichteren Entscheidungsfindung in kurzer Zeit ein Prototyp bereitgestellt werden. Den ehrlichen coPlanner Consultants stehen wortgewaltige Vertriebsprofis des Zweitanbieters gegenüber. Das Match endet für coPlanner unerfreulich: 0:1. so ist nun einmal das Business.

DER GESCHICHTE ZWEITER TEIL

Ein Jahr später, unser genannter Entscheidungsträger hat das Unternehmen zwischenzeitig gewechselt, wird CoPlanner erneut mit der Bitte kontaktiert, ein Angebot zu legen. Die Präsentation der Software sei nicht mehr notwendig, man wisse noch genau, wie CoPlanner tickt. Der vertriebsgewaltige Sieger aus dem Erstprojekt wurde gar nicht mehr eingeladen. Damit steigen unsere Chancen erheblich. CoPlanner kommt der Bitte zur Angebotslegung erneut nach und versucht gleichzeitig preiselastisch zu agieren, um nun endgültig zu überzeugen. Es kommt, wie es kommen muss: CoPlanner ist wieder einmal zweiter Sieger. Ein klärendes Gespräch zwischen der CoPlanner-Geschäftsführung und unserem mittlerweile befreundeten Entscheider bringt die erhellende Erkenntnis zu Tage: „Wissen sie, wir suchen ja eigentlich ein BI-Werkzeug und keine Planungs-, Analyse- und Reportinglösung“.

ERKENNTNIS

Man war also auf der suche nach BI-Software, was immer sich hinter diesem Begriff verstecken möge. Der ursprüngliche Fokus nach einer All-In-One-Lösung wurde spontan durch ein Analyse-Werkzeug ersetzt. Ein Werkzeug, das Ist-Daten sehr anschaulich analysiert, aber hinsichtlich Planung, Forecasting, Soll-Ist-Analyse usw. ungeeignet ist. Unser Freund wird wohl weiterhin mit MS Excel planen müssen.

Wie ist es dazu gekommen? Zunächst wird für die nächste Budgetperiode eine Budgetvariante erstellt. Bis zur Präsentation der Ergebnisse in der Top-Management-Ebene vergehen vielleicht sechs bis acht aufreibende Wochen. Teilpläne wie Vertrieb, Produktion, Investitionen, Finanzierung usw. werden dort heftig diskutiert. Mit dem Ergebnis, dass der Controller nicht nur Änderungen vorzunehmen, sondern auch Worstcase- und Bestcase-Varianten zu erstellen hat. Das Gesamtbudget wird angepasst, Änderungen durchgeführt und noch mehr Fehler produziert. Die Zeit ist knapp, Modellkopien für die diversen Cases erhöhen die Belastungen. Um ein rechnerisch richtiges und ausgewogenes Konstrukt zu erwirken, wird manuell eingegriffen, um dem kaufmännischen Grundprinzip der summengleichheit Folge zu leisten. Der Controller schwört hoch und heilig, sich nie mehr diesem Chaos auszusetzen. Er hat damit seine Entscheidung getroffen: „Ein Planungs-, Analyse- und Reporting-Tool – vielleicht so etwas wie ein BI-Tool – muss her.“

Er will keine Zeit vergeuden und wird gleich am Beginn des Folgejahres damit starten. Die Zeit vergeht, es wird März, vielleicht sogar April. Dann erinnert er sich an sein Gelübde aus dem Vorjahr: Wir brauchen eine Software! Den Software-Auswahl-Prozess will er keinesfalls delegieren. Mangels Zeit will er aber auch nicht seine Anforderungen definieren. Er entschließt sich, BI-Hersteller einzuladen. Im Internet findet er eine stolze Liste. Von sehr mächtigen bis sehr kleinen Lösungsanbietern. Teilnehmer werden zu Präsentationen eingeladen – mit dem genialen Hintergedanken – sich damit einen informativen Marktüberblick zu erarbeiten, um danach die Entscheidung blitzschnell und glasklar treffen zu können. Das Ergebnis ist ernüchternd und genau umgekehrt. Mittlerweile hat der Sommer begonnen, es werden keine Entscheidungen mehr getroffen. Damit sind wir im Monat September, die Budgetierung für das nächste Jahr naht. Die Excel-Modelle aus dem Vorjahr werden ausgegraben. Aus welcher Variante soll die Kopie für das neue Budget gezogen werden? Der Frustrationslevel steigt erneut, nicht nur wegen der fehlerhaften Modelle, sondern auch wegen der unterlassenen Maßnahme im Frühjahr und der grauenvollen Erwartungen im bevorstehenden Herbst. Unser Controller schwört erneut: „Das ist mein letzter Budgetierungsprozess dieser Art.“ Zumindest in diesem Jahr!?

AUTOR

Mag. Dr. Walter Frühwirt hat an der Karl-Franzens-Universität Graz sowohl das Diplomstudium BWL als auch das dazugehörige Doktoratsstudium abgeschlossen. Von 1979 bis 1982 war Dr. Frühwirt dabei Universitätsassistent am Institut für Unternehmensführung. Später war er u.a. als Finanzchef eines englisch-französischen Rohstoffkonzerns tätig. Seit 1991 wirkt Dr. Frühwirt als geschäftsführender Gesellschafter der Wirtschaftsberatung BFB GmbH Nfg KG. Seit 1986 ist er zudem Universitätslektor an der Universität Graz, Wirtschaftsuniversität Wien und Universität Linz sowie an der FHS Wr. Neustadt. An der Karl-Franzens-Universität Graz unterrichtet Dr. Frühwirt momentan die Bachelorveranstaltung "Praxis des Controllings" im Rahmen der SBWL "Interne Unternehmensrechnung".

30 JAHRE – COPLANNER – JUBILÄUM

In diesem Jahr feiert ganz Deutschland, dass sich der Berliner Mauerfall zum dreißigsten Male jährt. Auch für CoPlanner ist 2019 ein Jubiläumsjahr! Dreißig Jahre besteht unser Unternehmen nun schon und hat noch viel in der Zukunft vor. 

Graz, 30. September 2019 – Seit nunmehr 30 Jahren stehen die Themen Planung und Analyse im Fokus der CoPlanner Software & Consulting GmbH. CoPlanner wurde 1989 von Dr. Walter Frühwirt gegründet und hat sich einen festen Platz im Markt erarbeitet. Dr. Carsten Bange, Geschäftsführer der BARC: „Die CoPlanner Software und Consulting GmbH ist das älteste inhabergeführte Business-Intelligence und Corporate-Performance-Management Softwareunternehmen im deutschsprachigen Raum“. 

Die heute aktuellen inhaltlichen Anforderungen waren schon 1989 relevant: Durchführung von Ist-Analysen, Planung und Budgetierung, Prognoserechnungen, Simulationen, Management- und Financial-Reporting, Integration von Unternehmensteilen, Konsolidierung mit Fremdwährungen und portable Anwendungen – all das war bereits 1989 von Kunden gefordert. Erhöht haben sich die Datenvolumina und Anforderung an Flexibilität für Ergänzungen, Anpassungen und Erweiterungen der individuellen Modelle. Die Entwicklung der Informationstechnologie ermöglich heute Lösungen, die damals unmöglich erschienen. Hat man vor dreißig Jahren mit 286er IBM-AT PCs an diesen Herausforderungen gearbeitet hat, sprechen wir heute über Controlling in der Cloud. 

Dreißig Jahre lang hat CoPlanner die Höhen und Tiefen des Marktes erfolgreich gemeistert. Ohne Dr. Walter Frühwirt als Gründer und treibende Kraft wäre das nicht denkbar gewesen. Um das dreißigjährige Jubiläum gebührend zu feiern, hat sich das CoPlanner-Team zu diesem Anlass auf Schloss Kapfenstein in der wunderschönen Süd-Steiermark zusammengefunden. Gemeinsam wurden hier die Vergangenheit und die Zukunft des Unternehmens beleuchtet. 

Ende des Jahres wird die Jubiläums-Version CoPlanner 10 erscheinen und beschert dem intelligenten Controlling einen innovativen Schwung. Integrierte Planung aus der Cloud, zertifizierte legale Konsolidierung sowie künstliche Intelligenz (KI) sind aktuelle Themen und bereits Bestandteil unserer integrierten Softwarelösung. Optionale Standarderweiterungen, beispielsweise für Kostenrechnung, IFRS 16, Vertragsverwaltung oder Personalplanung ergänzen im Baukastensystem die vorhandene Lösung. 

 

CoPlanner Software und Consulting GmbH

CoPlanner, Spezialist in den Bereichen Business Intelligence und Corporate Performance Management inklusive KI-Algorithmen, entwickelt seit 1989 Software-Lösungen für Controlling und Unternehmenssteuerung in partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit dem Kunden, ergänzt durch Beratung und Schulung in Controlling und Informationstechnologie. Immer das Ziel vor Augen: Unternehmer und Manager sollen die Unternehmensentwicklung stets im Blick haben und steuernd eingreifen können.