Vereinsbuchhaltung mit dem Business Intelligence Tool?
Neben meinem Hauptjob bei CoPlanner bin ich Kassenführer einer kleinen evangelischen Freikirche. Die Buchhaltung ist übersichtlich – es sind nur ca. 2.000 Posten jedes Jahr zu buchen. Im ersten Jahr, als ich die Aufgabe übernommen hatte waren es erheblich weniger, und was nutzt man dann – na klar: Excel. Funktioniert auch, die Kassenprüfungen und Steuererklärungen waren nie ein Problem. Für die Analyse der Daten wurden Excel-Pivottabellen verwendet, die auf Basis des „Buchungsjournals“ funktionieren. Mit der Zeit hat sich das Volumen deutlich erhöht und im laufenden Jahr kam dann allerdings die Anforderung hinzu, die verschiedenen Arbeitsbereiche auswerten zu können – was kostet uns Veranstaltung X, was investieren wir in das Thema Y…
Die neuen Anforderungen in das seit vielen Jahren funktionierende Excel-Werk einzubauen wäre nun möglich gewesen, und auch gar nicht so schwer. Aber nach kurzer Überlegung habe ich mir gedacht – bau das doch einfach mit CoPlanner auf :-).
Gesagt, getan
Innerhalb eines Nachmittages war das Datenmodell aufgebaut und die vorhandenen Buchungen geladen. Über eine geschickte automatische Zuordnung der zu ladenenden Buchungen zu den Arbeitsbereichen ist nun die Auswertung möglich. Hat sich das gelohnt? Wenn es nur um dieses Jahr gegangen wäre: nein. Da das aber nun in den kommenden Jahren weitergeführt werden kann: auf jeden Fall.
Das Ganze ist erheblich stabiler und schneller, die Erfassung einfacher und die Erstellung von Fehleingaben schwieriger geworden. Auswertungen sind ein Klacks (analog den Pivot-Tabellen), und ein Online-Zugriff auf die Buchhaltung für die anderen Stakeholder aus der Gemeindeleitung ist über eine schicke Weboberfläche möglich.
ToDo
Die CSV-Dateien der Kontoauszüge, die wir von der Bank laden können, werden automatisiert eingelesen. Das wird dann ein Thema für KI im Einsatz, denn die Buchungstexte geben zwar schon her, worum es sich handelt… Aber nicht in einer automatisierbaren Form. Ein KI-Prozess könnte da sicher gute Hilfestellung leisten.
Warum ist das schreibe: a) die Befriedigung, eine schöne Lösung gebaut zu haben und b) meine Standardaussage „mit CoPlanner kann man (fast) alles sehr rasch aufbauen, man muss nur wissen was die Anwendung tun soll“ hat sich mal wieder bestätigt.
Und vielleicht machen wir ja auch ein (kostengünstiges) Angebot für andere gemeinnützige Organisationen daraus – solange die internen Kosten gedeckt sind. :-)
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