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UNTERNEHMENSSTEUERUNG - WIE LEGEN WIR ES AN?

DER EWIGE WUNSCH NACH DEM RICHTIGEN HANDELN

Viele Unternehmen – nicht selten von Eigentümern geführte – setzen auf kurzfristig eingeleitete Steuerungsmechanismen, die oft von der situativen Geschäftsentwicklung abhängig sind und gleichzeitig auf der Grundlage von bereits eingetroffenen Erfolgs- und Finanzdaten getragen werden. Der Ansatz ist verständlich. Regelmäßig wiederkehrende Geschäftsabläufe, die detaillierte Kenntnis des eigenen Business und jahrzehntelange Erfahrung verlangen, erleichtern den Steuerungsprozess. Was soll daran schlecht sein? Offensichtlich geht es auch ohne Planung und Budgetierung, obwohl vehement von jedermann gefordert. Wenn immer wieder im Falle von Rentabilitäts- und Liquiditätslücken mit einfachen Mitteln gegen gesteuert werden konnte, wird der Wunsch, präziser in die Zukunft zu schauen, mehr und mehr vernachlässigt werden. Es liegt aber auch auf der Hand, dass damit die Risikoeinschätzung wie auch sich auftuende Zukunftschancen rascher aus dem Blickfeld geraten könnten.

DIE ZUKUNFT PRÄZISIEREN. WELCHER KRAFTAKT IST DAMIT VERBUNDEN?

Ist somit der Verzicht auf Planung und Budgetierung ein schwerwiegender Managementfehler? Alles dazu ist in der einschlägigen Literatur zu finden. Vorschau kann einfach sein, sie kann rasch und flexibel aufbereitet sein, sie kann hoch detailliert bis weit überzogen organisiert sein, sie kann hochaggregiert und auf wenige Teilbereiche reduziert sein. In Wahrheit geht es nur um eine Antwort: Was erwarten die Verantwortlichen vom neuen Wirtschaftsjahr? Kann unter Berücksichtigung aller Annahmen, das Unternehmen fortbestehen, sich die Vorhaben leisten und die Eigentümer zufrieden stellen? Diese Fragen sollte von einem Expertenteam gestellt und beantwortet werden. Viele Köche verfeinern den Brei. Vor allem wenn im bereits angelaufenen Planjahr schon nach zwei bis drei Monaten Plan-/Soll-Ist-Abweichungen eingetreten und diskussionswürdig sind. Etwa mit Fragestellungen konfrontiert, ob die Umsatzdelle aufzuholen sein wird oder ob sie durch höhere Gewalt (Umwelt, Schadensfälle, Saisonabhängigkeit usw.) oder durch Managementfehler zustande gekommen ist? Die Beantwortung im Expertenteam ist jedenfalls verbindlicher als durch Alleinentscheider. Im Expertenteam hat jeder seinen Verantwortungsbereich und wird demnach seine Lösungsvorschläge fachgerecht einbringen können. Nicht zu vergessen ist der damit einhergehende Motivations- und Informationsfaktor, den das Team an Mitwirkende aller Bereiche weiterträgt.

Trotzdem darf der monatliche Steuerungsprozess trotz hoher Planungsgenauigkeit und aussagekräftiger Soll-/Ist-Analyse kombiniert mit fachgerechter Forecast-Logik nicht zur zeitgedrängten Pflichtübung vernachlässigt werden. Immer nur nach gleichem Muster und schemenhaft zu berichten, ohne Umsetzungs- und Maßnahmenpakete zu schnüren, wird zu wenig sein. Damit einher geht eine Verhaltenssteuerung, die empfiehlt, welcher Trend sich Monat für Monat neu abzeichnet und die anweist, wie Korrekturen zu setzen sind.

Das erleben wir in unserer Beratungstätigkeit immer wieder, dass nach internen Standards Ergebnisse geliefert werden, ohne sie zu hinterfragen. Nicht selten kam das böse Erwachen mit dem letzten Berichtsmonat, weil ergebnisbeeinflussende Tatbestände während der voran gegangen Perioden unberücksichtigt oder unentdeckt blieben.

TO CUT A LONG STORY SHORT

Eine Generalnorm lässt sich recht einfach festschreiben. Unternehmenssteuerung basiert auf realen, vorwiegend finanzwirtschaftlichen Ist-Zahlen. Notgedrungen in Unternehmen ohne Planungsfokus. Natürlich aber auch in Unternehmen mit gut organisierten und modernen Controlling-Konzeptionen. Denn qualitativ gleichwertige Plan- und Ist-Daten erleichtern das bedarfsgerechte und vor allem schnellere Gegensteuern, weil ein größerer Verantwortungskreis einheitliche Ziele verfolgt, die ursprünglich getroffenen Erwartungen kennt und ein breiteres Konzept für Teillösungen einbringen wird.

Frage: Es existiert eine komplexe Excel-Lösung für Planung und Reporting. Wir alle kennen die Vorzüge von MS Excel. Leicht erlernbar, sofort anwendbar, einfache Methodik, breites Feature-Angebot im Zellbereich, gute Analysemöglichkeiten mit Pivot Tabellen.


Antwort: MS Excel durch eine Datenbanklösung zu ersetzen, ist in zweifacher Hinsicht bedeutsam. Einerseits gibt es bereits einen Planungsansatz durch die bestehende Excel-Lösung. Der Ablauf ist nicht neu zu definieren, er ist aber von den Modellierungsmöglichkeiten im DB-System und vor allem im Strukturaufbau abhängig. Die Vorteile im umfassenden lesenden und schreibenden Datenhandling, in der Datenspeicherung, in der Datenaggregation und im Datenverteilen sind gegenüber MS Excel jedoch eindeutig gegeben.

Frage: Wir verwenden in unserer ERP-Lösung eine komplexe und nicht immer einheitliche Modullandschaft (Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Warenwirtschaft, Lohn und Gehalt, …). Wie können wir eine problemlose und dauerhaft funktionierende Ist-Daten-Übernahme gewährleisten?


Antwort: Die Überführung von Ist-Daten in das BI-System dürfen aktuell keine Probleme mehr bereiten. Vor zwei Jahrzehnten waren die Schnittstellen noch nicht so gut aufbereitet wie gegenwärtig. ERP-System bieten Exportschnittstellen an, genauso wie BI-Systeme eine Palette an Importprozeduren bereitstellen.

Frage: Unser Ist-Rechnungswesen ist datentechnisch noch nicht ausreichend gut organisiert. Wir quälen uns immer wieder mit Qualitätsverbesserungen. Auf Planung wollen wir aber nicht verzichten und wünschen uns eine durchgestylte Planung.


Antwort: Eine Stand-Alone-Planung ohne vernünftiges Ist-Daten-Gerüst und folglich ohne gezielte Soll-Ist-Vergleiche macht keinen Sinn. Es wäre besser, die Planungslösung an den Ist-Gegebenheiten zu orientieren und regelmäßig anzupassen.

Frage: Wir wollen eine BI-Lösung für Planung, Analyse und Reporting. Wir haben kein Konzept und entscheiden nach diversen Herstellerpräsentationen.


Antwort: Ohne Erstellung eines internen Lastenheftes, das die wichtigsten Featurewünsche beschreibt und die grundsätzlichen Anforderungen definiert, wird es schwierig werden, eine unternehmerisch abgesicherte Entscheidung zu treffen. In solchen Fällen wird häufig nach dem einzig erkennbaren und naheliegenden Indikator selektiert – den Lizenz- und/oder Projektkosten. Solche Bauentscheidungen erleben wir in der täglichen Beratungspraxis immer wieder. Ob sie der richtige Lösungsindikator sind, bleibt dahingestellt.

AUTOR

Mag. Dr. Walter Frühwirt hat an der Karl-Franzens-Universität Graz sowohl das Diplomstudium BWL als auch das dazugehörige Doktoratsstudium abgeschlossen. Von 1979 bis 1982 war Dr. Frühwirt dabei Universitätsassistent am Institut für Unternehmensführung. Später war er u.a. als Finanzchef eines englisch-französischen Rohstoffkonzerns tätig. Seit 1989 wirkt Dr. Frühwirt als geschäftsführender Gesellschafter der CoPlanner Software und Consulting GmbH. Seit 1986 ist er zudem Universitätslektor an der Universität Graz, Wirtschaftsuniversität Wien und Universität Linz sowie an der FHS Wr. Neustadt. 

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