Excel ist weiterhin die meistgenutzten Software für Planung

Microsoft Excel ist immer noch das wichtigste Software-Werkzeug im Bereich Planung. Unabhängig von der Unternehmensgröße wird die Tabellenkalkulation in nahezu allen Unternehmen in irgendeiner Form für Planungszwecke eingesetzt. Meist sind dies Bereiche wie Vertrieb oder Personal, in denen vor allem Flexibilität gefordert ist, um die individuellen Anforderungen der Unternehmen abbilden zu können.

Deutliche Unterschiede zeigen sich jedoch in der Zufriedenheit mit den eingesetzten Werkzeugen. Unternehmen, die ihre Planung mit den Möglichkeiten von Excel durchführen, sind deutlich unzufriedener als Unternehmen, die bspw. mit speziellen Planungswerkzeugen arbeiten.

Für Planungsaufgaben ist Excel ohne ergänzende, spezifische Funktionen und Datenbankanbindung nur bedingt geeignet. Wesentliche Nachteile manifestieren sich in der fehlenden konsistenten Datenbasis bei teilweise unzähligen Excel-Dateien, der hohen Fehleranfälligkeit und Gefahr für Inkonsistenzen durch zahlreiche Verknüpfungen sowie der mangelhaften Unterstützung des Planungsprozesses. Viele Unternehmen erkennen, dass sie mit ihren Excel-basierten Lösungen zu unflexibel sowie fehleranfällig sind und die Software zu wenig Unterstützung für die spezifischen Aufgaben der Planung bietet. Folgerichtig wird Excel zunehmend durch ausgewiesene, integrierte Softwarelösungen für die Planung abgelöst.

Planungsprozess effizienter mit speziellen Planungswerkzeugen

Der grundsätzliche Planungsprozess kann in die Phasen Datenbereitstellung (Bereitstellung von Ist-Daten, Eingabe von Plan-Werten), Datenverarbeitung (Konsolidierung der Datenbasis, Erzeugung von Plan-Werten durch automatisierte Verfahren) und Datenanalyse (inhaltliche Analyse der Ist-Daten und Plan-Werte) geteilt werden. Die Studienergebnisse zeigen, dass der Aufwand pro Planungsphase von den eingesetzten Software-Werkzeugen abhängt. Planungsprozesse können mit speziellen Planungswerkzeugen deutlich effizienter abgewickelt werden als im Vergleich mit Excel alleine. Die Datensammlung erfolgt zentral in einem Werkzeug, Daten-Mappings entfallen, die Flexibilität wird erhöht und menschliche Fehler durch den durchgängigen Ansatz minimiert.

Verbesserungspotential von Planungsprozessen

Insbesondere im Bereich Planung sehen Unternehmen ein großes Verbesserungspotenzial. Nur vier Prozent der befragten Unternehmen sind mit ihren heutigen Planungsprozessen zufrieden. Vor allem in der „Verkürzung/Beschleunigung der Prozesse“ sowie der „Verringerung des Ressourcenaufwands” werden Potenziale gesehen. Dementgegen steht jedoch der immer noch flächendeckend weitverbreitete Einsatz von Excel für Planungszwecke. Wird Excel weiterhin so umfangreich eingesetzt, ist durch die ineffiziente Unterstützung der Tabellenkalkulation bei zunehmender Komplexität der Planung keine Prozessbeschleunigung oder Ressourcenminimierung zu erwarten. Verbesserung versprechen hier nur spezielle Planungswerkzeuge, die mit entsprechender Funktionalität den Planungsprozess bestmöglich unterstützen.

Planungsprozesse müssen sich ständig anpassen

Planungsprozesse müssen sich ständig anpassen und sind selten mehr als ein Jahr stabil. Veränderungen im Unternehmensumfeld erfordern eine entsprechende Flexibilität zur Anpassung an neue Rahmenbedingungen. Ein Vergleich mit Umfrageergebnissen aus dem Jahr 2008 zeigt, dass die Dynamik der Planungsprozesse in Unternehmen durch die Finanzkrise noch deutlich zugenommen hat. Ein wesentlich größerer Teil der Unternehmen ändert seinen Planungsprozess mindestens einmal alle sechs Monate (2011: 49 Prozent; 2008: 36 Prozent; Wachstum: 13 Prozent). Die immer weiter steigende Dynamik des operativen Geschäfts schlägt somit unmittelbar auf die dispositiven Planungsprozesse durch.

Wohin geht die Reise?

Insbesondere durch die weltweite Finanzkrise mit Beginn im Jahr 2007 haben Performance Management im Allgemeinen und Planung im Speziellen in Unternehmen zunehmend an Bedeutung gewonnen.

 

Fazit

Die Unterstützung der Planung durch spezielle Software-Werkzeuge gewinnt zunehmend an Bedeutung. Insbesondere die Ablösung ineffizienter Excel-Lösungen steht auf der Agenda der Unternehmen. Spezielle Software-Werkzeuge bieten eine umfassende unterstützende Funktionalität, zentrale Datenbasis für den gemeinsamen Zugriff sowie definierte Planungsmodelle und helfen so, die Anwenderzufriedenheit zu steigern, schneller auf Änderungen reagieren zu können und so den Planungsprozess zu beschleunigen.

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