Das smarte Dashboard – das Herzstück der Prozessoptimierung
GS1 Switzerland ermöglicht Lösungen für effizientere Wertschöpfungsnetzwerke mit Hilfe globaler Standards. Der Verein unterstützt Unternehmungen bei der Optimierung von Waren-, Informations- und Werteflüssen und vermittelt praxisnahes Wissen. Gemeinsam mit den Mitgliedern erarbeitet er Standards und Prozessempfehlungen und schafft Nutzen für alle Beteiligten. GS1 Switzerland ist ein neutraler Verein mit Sitz in Bern und Teil der in 140 Ländern tätigen not-for-profit Organisation GS1.
„Eine smarte Software mit modularen Frameworks, individuell skalierbaren Anwendungen, hohe Performance und Nutzerfreundlichkeit sind essenziell!“ bringt Florian Aeschbacher, Head of Finance and Controlling bei GS1 die Anforderungen auf den Punkt.
Im vergangenen Jahr hat CoPlanner in Zusammenarbeit mit dem Schweizer Partnerunternehmen OBT AG bei GS1 Switzerland eine Business Intelligence Lösung mit dem Fokus auf eine taylormade Projekt-, Ressourcen und Personalkostenplanung implementiert.
Highlights für GS1 Switzerland sind Features in der Projektplanung, die es dem Projektleiter ermöglichen komplexe, mehrjährige Forecasts quasi auf „Knopfdruck“ durchzuführen. Z.B. können unterschiedliche Kostenarten durch einen auf dem Projekt hinterlegten Kostensplit automatisch auf eine intern definierte Struktur umgelegt werden.
Bei der Ressourcenplanung verteilen die Projektleiter Kapazitäten der Mitarbeiter im Team auf die einzelnen Projekte. Hier wird als Basis von Referenzwerten aus den Ist-Stunden der einzelnen Mitarbeiter ausgegangen, zugleich werden die planbaren Jahresstunden des Mitarbeiters berücksichtigt. Diese Werte werden mit Durchschnitts-Stundensätzen bewertet und fließen anschließend als Be- bzw. Entlastung in die entsprechenden Kostenstellen. Ist die Planung abgeschlossen, wird dies vom Projektleiter für alle Beteiligten gekennzeichnet.
Somit sind Trends und Engpässe in der Ressourcenplanung, Stichwort: „Workflow“, einerseits früh erkennbar und steuerbar sowie auch die Kosten gezielt planbar.
Personalkosten
Die Personalkosten werden in der Personalplanung zentral auf Basis von Kostenstellen und Kostenarten und Gemeinkosten über die Projektplanung auf Stufe Projekt geplant und unverändert auf Kostenstellen übergeben. In den einzelnen rollierenden Planungen wie z.B. auch die Lehrgangsplanung werden die IST-Daten regelmäßig aus dem Vorsystem ABACUS übernommen und in der CoPlanner Planmaske der erwartete Jahreswert budgetiert. Auf Grundlage des budgetierten Jahreswertes werden die verbleibenden Planmonate automatisch mit Daten befüllt, welche auch auf einfache Art und Weise, im Einzelmonat manuell angepasst werden können. Aus diesen Parametern ergeben sich, auf Basis einer Kalkulation, die Deckungsbeiträge der einzelnen Projekte. Dies ermöglicht eine rasche Reaktion bei Abweichungen oder neuen Entwicklungen in einzelnen Bereichen.
CoPlanner Dashboard
Das CoPlanner Dashboard, als Herzstück und zentrales Steuerinstrument, stellt den Projektleitern und dem Management ein umfassendes Berichtswesen zur Verfügung. Beginnend mit den Personalressourcen je Projekt, über Projekteinnahmen und –kosten bis hin zur DB Rechnung werden alle gewünschten Werte übersichtlich dargestellt. Die grafische Darstellung wird zahlenmäßig untermauert und gibt den Verantwortlichen einen schnellen Überblick, an welchen Stellen Optimierungspotential liegt oder auch aktives Eingreifen erforderlich ist. Zusätzlich werden globale Berichte zur Verfügung gestellt und jeweils die zehn kosten-, personal- und produktionsintensivsten sowie Projekte mit Budgetüberschreitung aufgezeigt. Für Erläuterungen zu den Werten steht den Projektleitern eine Kommentier-Funktion zur Verfügung.
Abschließend kommentiert Florian Aeschbacher von GS1 Switzerland die gemeinsame, effiziente Projektumsetzung mit CoPlanner: „Wir haben nun ein Tool in Händen, das uns nicht nur eine enorme Zeit- und Kostenersparnis, sondern auch viel größere Flexibilität in der Finanz- und Ressourcenplanung sowie der Auswertung bringt. Ein echter Benefit.“
