Mit “noventum HR Planning powered by CoPlanner” geht das HR-Management den nächsten Schritt in der Digitalisierung seiner Systeme
Die wertvollste Ressource eines Beratungs-Unternehmens ist sein Personal. Ein möglichst genauer Blick auf die eigenen Human Resources heute und in der Zukunft ist daher auch Bestandteil des Erfolgs. Drees & Sommer erweiterte und verbesserte seine Systemlandschaft nun mit noventum HR Planning powered by CoPlanner.
Mit dem System, das seit Januar 2021 live ist, ist nun ein tagesgenauer Forecast der FTE-Entwicklung auf Basis der Mitarbeiterstammdaten und geplanter Annahmen möglich. Diese Informationen stehen verschiedenen Stakeholdern im Unternehmen in unterschiedlichen Perspektiven (Unternehmen, Standorte, Teams u.v.m.) zur Verfügung. Zusätzlich kann mit dem System jederzeit eine fundierte Personalkostenplanung erstellt werden.
Das neue System sorgt für Zuverlässigkeit und Qualität der Zahlen genauso wie Transparenz und Integration aller beteiligten Informationsträger und -empfänger. Darüber hinaus lassen sich durch den hohen Automatisierungsgrad Zeit und Aufwand sparen, da eine redundante Datenpflege entfällt.
Personalplanung für ca. 4000 Mitarbeitende weltweit
Drees & Sommer ist der innovative Partner für Beraten, Planen, Bauen und Betreiben. Als führendes europäisches Beratungs-, Planungs- und Projektmanagementunternehmen begleitet das Unternehmen private und öffentliche Bauherren sowie Investoren seit 50 Jahren in allen Fragen rund um Immobilien und Infrastruktur. In interdisziplinären Teams unterstützen rund 4000 Mitarbeitende an weltweit 46 Standorten Auftraggeber unterschiedlichster Branchen.
State-of-the-Art-Planung für HR-Controlling gefragt
Wie in den meisten Unternehmen kann auch bei Drees & Sommer eine fundierte Personalkostenplanung nur durch das Zusammenwirken vieler Verantwortlicher entstehen. So kümmerten sich auch schon vor der Einführung von HR-Planning die HR Business Partner bei Drees & Sommer um einen möglichst fundierten Ausblick aller Personalbewegungen. Diese wurden bislang mit hohem manuellem Aufwand auf Excel-Basis gepflegt und täglich verdichtet bzw. für verschiedene Berichtsempfänger aufbereitet. Kolleginnen und Kollegen im Finance-Bereich setzten auf dieser Basis ihren regelmäßigen Personalkosten-Forecast auf.
Eine Reorganisation gab schließlich Anlass, diesen Prozess durch eine Software-basierte Lösung abzulösen, um manuellen Aufwand zu reduzieren, den Zugriff auf Informationen zu vereinfachen und schließlich auch die Verantwortlichkeit für Prozess und Ergebnis zu bündeln.
Das neue HR-Forecasting-System sollte sich möglichst gut in die HR-Management-Lösung SAP SuccessFactors integrieren, die inzwischen nahezu alle HR-relevanten Informationen in sich vereint. Das Ziel war ein Standard für Personalbestandsplanung- und Personalkostenplanung, der zu den Anforderungen passte und dennoch flexibel genug war, um mögliche weitere Kunden-Bedürfnisse einfach abzubilden.
Starker Partner gesucht
Auf Basis dieser Anforderungen entschied sich Drees & Sommer für die Einführung von noventum HR-Planning powered by CoPlanner und eine Implementierung mit dem erfahrenen Team von noventum consulting. Die Lösung ist seit Januar 2021 live und sorgt im HR-Forecast von Drees & Sommer für noch mehr Qualität, Transparenz und Aktualität.
Personalbestandsentwicklungen transparent und flexibel abbilden
Das Herzstück der Planung bildet eine FTE-bezogene Entwicklung des Personalbestands auf Basis vorhandener Informationen aus SAP SuccessFactors und zusätzlich geplanter Annahmen. Diese sind im Wesentlichen geplante Neueinstellungen (aber auch bereits bekannte Veränderungen von bestehenden Mitarbeitenden wie Arbeitszeitwechsel, Abwesenheiten, Beförderungen u.v.m., bevor diese im HR-Management-System abgebildet sind.
Die FTE-Planung wird täglich mit Daten aus SAP SuccessFactors aktualisiert. Neue Planungen können jederzeit durch die HR Business Partner vorgenommen werden. Wird eine geplante Stelle besetzt, kann diese in SAP SuccessFactors direkt mit dem neuen Mitarbeiter verknüpft werden - bei der Aktualisierung in noventum HR Planning powered by CoPlanner werden Planannahmen so automatisch durch echte Daten ersetzt. Auch im Vergleich mit Budget und Forecasts wird die Verbindung zwischen der einmal geplanten Stelle und der tatsächlichen Besetzung deutlich.
HR Planning: Integriert und transparent zum besseren Forecast
Kostenplanung und -forecast automatisieren und harmonisieren
Regelmäßig wird auf Basis der aktuellen FTE-Entwicklung eine Vorschau auf die Personalkostenerzeugt (monatliche Vorschau in Deutschland für 75% der Mitarbeitenden, einmal im Quartal für die internationale Belegschaft). Diese beruht, abhängig vom Unternehmen, entweder auf der Fortschreibung von Istdaten aus Abrechnungssystemen (wie z. B. SAP HCM) oder der Entwicklung von Bruttolohninformationen aus SAP SuccessFactors. Arbeitgeberanteile können landesspezifisch parametrisiert und bei jeder Kalkulation automatisch berechnet werden. Für neue Stellen werden Durchschnittsgehälter herangezogen, die auf Basis verschiedener Merkmale gepflegt werden können. Durch die Einbindung der Finance-Verantwortlichen direkt im System entsteht so schnell und effizient ein gemeinsames und belastbares Bild der Zukunft.
Dieses Ergebnis der Personalkosten- und FTE-Planung kann dann jederzeit an das im Konzern eingesetzte Controlling-System übergeben werden. Abstimm- und Prüfberichte sorgen für Konsistenz und Nachvollziehbarkeit. Durch die Vereinheitlichung der Kostenkalkulation unter Beibehaltung nationaler Besonderheiten werden weiterhin Transparenz und Vertrauen gestärkt.
Mit Teamwork zum besseren Ergebnis
Ein stark wachsendes Unternehmen wie Drees & Sommer muss auch in dynamischen Zeiten ständig in der Lage sein, sich und seine Zukunft neu zu denken. Das macht auch vor dem HR-Bereich nicht halt, der schließlich die Verantwortung für das wichtigste Gut des Unternehmens trägt. Ein verlässliches Bild der Zukunft lässt sich nur gemeinsam zeichnen, indem alle Beteiligten (Fachbereiche, HR Business Partner, HR Operations, Finance) zusammenwirken.
Im neu eingeführten noventum HR-Planning powered by CoPlanner geschieht genau das: die verschiedenen Beteiligten bringen ihre Informationen zusammen und helfen so, die aktuellen Erwartungen möglichst genau abzubilden. Das schafft mehr Transparenz und Qualität und gelingt dennoch in weniger Zeit und mit weniger Aufwand als zuvor. Dieses Bild der Zukunft ist dann auch weiteren Bereichen zugänglich, die diese Informationen für ihre Entscheidungen brauchen (Standortleiter, Teamleiter, u.v.m.) - so wird das System schließlich zum Single Point of Truth für die Personalplanung in der Zukunft.
Realistisch planen mit HR-Controlling
Das klare Bild von der Zukunft bezieht sich im HR-Bereich von Drees & Sommer auf die Weiterentwicklung des Personalbestands und damit auf das frühzeitige Forecasting der Entwicklung von Ressourcen und Kosten. Mit den geschaffenen Systemen ist ein solides Fundament für viele Jahre geschaffen worden, auf dem man nun in Zukunft weiter aufbauen kann, z. B. im Rahmen weiterer Automatisierungsschritte, um Usability und Genauigkeit kontinuierlich zu verbessern.