Wie kann das Controlling helfen Personalkosten zu senken?

Personalkosten sind in vielen Unternehmen bekanntermaßen der größte Kostenfaktor. Das ist auch gerechtfertigt, denn das Personal ist entscheidend für den eigenen Unternehmenserfolg. Je motivierter und besser ausgebildet die eigenen Mitarbeiter sind, desto erfolgreicher kann ein Unternehmen performen.
Trotzdem ist es sinnvoll, sich die Personalaufwendungen auch einmal genauer anzusehen und zu prüfen, wo vielleicht noch optimiert werden kann.

Das Personalcontrolling kann auf verschiedene Weise dazu beitragen, die Effektivität und Effizienz der Personalabteilung und des Personaleinsatzes im Unternehmen zu verbessern und auch die Personalkosten zu senken. Einige dieser Möglichkeiten haben wir für Sie zusammengetragen:

1. Analysieren der Personalkosten: Durch eine detaillierte Analyse der Personalkosten können Unternehmen feststellen, welche Bereiche des Unternehmens die höchsten Personalkosten verursachen. Auf dieser Grundlage können Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um diese Kosten zu reduzieren.

2. Budgetierung: Das Controlling kann ein Budget für die Personalkosten erstellen, das realistisch und nachhaltig ist. Hierbei können Vergleiche zwischen dem tatsächlichen Aufwand und dem geplanten Budget durchgeführt werden, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen und Korrekturmaßnahmen einzuleiten.

3. Personalbedarf: Durch die Analyse des Personalbedarfs und der Arbeitsbelastung können Unternehmen feststellen, wo es Überkapazitäten gibt und wo ein erhöhter Bedarf an Arbeitskräften besteht. Auf dieser Grundlage können Unternehmen entscheiden, ob es notwendig ist, neue Mitarbeiter einzustellen oder die Arbeitsbelastung besser zu verteilen.

4. Effizienzsteigerung: Das Controlling kann helfen, die Effizienz im Unternehmen zu steigern, indem es Prozesse analysiert und verbessert. Auf diese Weise können Prozesse, die zeitaufwendig sind oder unnötige Schritte beinhalten, gestrafft werden. Dadurch kann die Arbeitsbelastung reduziert und der Bedarf an zusätzlichem Personal verringert werden.

5. Mitarbeiterleistungen monitoren: Eine Controllingsoftware kann dabei helfen, die Leistungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu monitoren und zu analysieren. Hierdurch können Unternehmen beispielsweise feststellen, ob bestimmte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überlastet sind oder ob es in bestimmten Bereichen zu Überkapazitäten kommt. Auf dieser Grundlage können Unternehmen gezielt Maßnahmen zur Kostensenkung ergreifen.

6. Personalentwicklung: Durch gezielte Schulungen und Fortbildungen kann das Controlling dazu beitragen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besser qualifiziert und produktiver werden. Hierdurch können Unternehmen auf lange Sicht Kosten sparen, da es weniger wahrscheinlich ist, dass sie teure externe Fachkräfte einstellen müssen.

Maßnahmen, um Personalausgaben in Ihrem Unternehmen auf zeitgemäße Art und Weise zu senken, gibt es einige und oft ergibt sich daraus sogar eine Win-Win-Situation für Ihr Unternehmen und die Mitarbeiter. Einige dieser konkreten Maßnahmen haben wir nachfolgend für Sie zusammengestellt:

Teilzeit-Modelle einführen: Viele Angestellte wollen heutzutage gerne in Teilzeit beschäftigt sein. Es wurde in Studien nachgewiesen, dass Teilzeitkräfte häufig effektiver als Vollzeitkräfte arbeiten – dadurch ergibt sich also eine Win-win-Situation. 

Flexible Arbeitszeit-Modelle: Vereinbarungen über eine wöchentliche Mindest- und Höchstarbeitszeit, die direkt im Arbeitsvertrag festgehalten werden, erlauben einen variablen Einsatz der Arbeitskraft je nach Auftragslage. 

Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben: Viele Prozesse, die routinemäßig stattfinden, können heutzutage automatisiert werden. Dazu gehören zum Beispiel die Buchhaltung, die Bestellverwaltung oder sogar Teilbereiche der Kundenkommunikation. Wie hier aufgezeigt wurde, gibt es auch Möglichkeiten, Personalkosten einzusparen, ohne die bestehende Belegschaft dabei zu enttäuschen. Schließlich soll eine Situation geschaffen werden, die auf die Bedürfnisse aller Beteiligten Rücksicht nimmt.

Professionelle Tools: Auch kann eine gute und professionelle Controllingsoftware dazu beitragen, Personalkosten zu senken, indem sie Unternehmen dabei unterstützt, ihre Personalkosten zu analysieren, zu planen und zu optimieren, beispielsweise durch die Analyse von Personalprozessen oder durch Unterstützung bei der Planung und Budgetierung der Personalkosten. Spielen Sie verschiedene Szenarien durch und prognostizieren so die Auswirkungen auf die Kosten.