Viele Unternehmen müssen für ihre Personalwirtschaft auf Daten unterschiedlichster Herkunft und Qualität zurückgreifen, wenn diese für Controlling und Planung benötigt werden. Mangelnde Datenqualität und aufwändige Prozesse sind die Folge. Der international erfolgreiche eCommerce Experte shopware AG, größter Hersteller für Onlineshopsysteme in Deutschland, hat für seine Personalarbeit die Softwarelösung noventum HR-Analytics mit CoPlanner implementiert. Die Personalabteilung von Shopware ist heute in der Lage, mit geringem Aufwand dem Management Reportings und Forecasts in diversen Szenarien zu liefern und die Personalkosten präzise zu berechnen.
Personalkostenplanung einfach und flexibel
Berichte und Analysen im Personalbereich werden mit fortschreitender Digitalisierung immer anspruchsvoller. Die unterschiedlichen Abteilungen der Unternehmen wollen proaktiv und strategisch ihre Personalentwicklung planen und brauchen dafür verlässliches Zahlenmaterial. HR-Kennzahlen zu liefern und die intuitive Analyse möglicher Zusammenhänge und auffälliger Trends zu ermöglichen ist die Herausforderung, der sich Personalabteilungen gegenübersehen. Standardberichte auf einem isolierten Datenbestand werden den Ansprüchen nicht gerecht, will man einen hohen manuellen Aufwand und fehleranfälliges Lokalisieren und Zusammentragen von Daten aus unterschiedlichen Töpfen vermeiden. Auch wenn sich Organisations- bzw. Abteilungsstrukturen verändern, sollten oftmals wiederkehrende Analysen keinen weiteren Aufwand bedeuten.
Die Verantwortlichen des Softwareunternehmens shopware wollten für ihre Personalarbeit vor allem Planung und Forecasting der Personalkosten in den Griff bekommen und ein komplettes Bild ihrer Personalkosten gewinnen. Die Struktur und Entwicklung der Personalkosten konnten bis dahin nur in rudimentären Reports dokumentiert werden. Der Grund war nicht zuletzt die Verteilung der Personaldaten auf verschiedene Quellen, die nur mit großem Aufwand zusammengeführt werden konnten.
Herausforderungen und Lösungen
Shopware setzte auf die noventum Lösung HRAnalytics mit dem Partnerprodukt CoPlanner.
Die adressierten Herausforderungen waren:
das Zusammenführen und Konsolidieren von Personalkostendaten aus verschiedenen Datenquellen
weitgehend automatisierte Aktualisierung und schlanke Implementierung
Ermöglichung detaillierterer Planung, Forecasting und Reporting
Zu diesen Anforderungen passen noventum HR-Planning Standards, die für vielfältige Berichtsanforderungen eingesetzt können, wie:
die automatische Erzeugung von Planungsvorschlägen
Planung von Zu- und Abgängen bzw. Veränderungen
die automatische Entwicklung von abhängigen Kosten auf Basis verschiedener Parameter
Nach einer straffen Projektdauer von wenigen Monaten sind die Auftraggeber bei shopware sehr zufrieden mit dem Ergebnis. „Die Lösung erlaubt das Planen und Forecasten in verschiedenen Szenarien und ein umfangreiches Reporting für die personalverantwortlichen Führungskräfte“, stellt Ralf Marpert fest. Als vorteilhaft erwies sich, dass Microsoft Power BI als Reporting-Basis zum Einsatz kam, eine Lösung, die bei shopware schon länger etabliert ist. So konnte bei der Implementierung der HR-Analytics Lösung auf vorhandenes Know-how zurückgegriffen werden und die Lösung in bestehende Reportingstrukturen eingebunden werden.
Ein letzter wichtiger Pluspunkt von noventum HR-Analytics für die Firma shopware ist, dass die HR-Datenströme vollständig vom übrigen Geschäftsbetrieb abgekapselt werden können und dennoch Einzug halten in die übliche Reportinglandschaft für die Führungskräfte. Ein unabhängiges Rechte-Rollen-System ermöglicht eine entsprechend sorgsame Behandlung der vertraulichen Daten.
Der HR-Planning Standard deckt folgende Leistungen ab
- Mitarbeiter- bzw. stellenbasierte Personalkostenplanung
- Monatliche Entwicklung auf Basis aktueller HR-Informationen
- Automatische Erzeugung von Planungsvorschlägen
- Berücksichtigung von Stufungen und Tarifvertragsänderungen
- Planung von Zu- und Abgängen bzw. Veränderungen
- Individuelle Planung von Gehaltsentwicklungen
- Automatische Ermittlung von abhängigen Kosten auf Basis von Parametern
- Berücksichtigung von verschiedenen Verantwortlichen (HR, Kostenstelle, etc.)
- Workflow-Unterstützung und Plausibilitätsprüfungen
- Erweiterbarkeit um individuelle Anforderungen
noventum HR-Analytics mit CoPlanner
noventum HR Analytics harmonisiert HR-Daten in einem Data Mart. Für die Personalkostenplanung werden die Daten des Personalstands als »Single Point of Truth« und Startpunkt in das Planungswerkzeug CoPlanner übertragen. Dort können leicht und flexibel Veränderungen hinterlegt werden. In der Abstimmung mit Personal- bzw. Kostenstellenverantwortlichen werden einfach nachvollziehbare Simulationen für Budgetplanung und Forecasts durchgeführt.
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Gemeinsam sprechen wir über Ihre fachlichen Anforderungen zu Unternehmensplanung, Konsolidierung, Personalkostenplanung, Kosten-/ Leistungsrechnung oder zum Reporting und wir zeigen Ihnen den Nutzen einer standardisierten aber flexiblen Lösung auf.