DEN ÜBERBLICK BEWAHREN

DAS ZENTRALISIERTE DATENHANDLING BEI DER AUSTRIA PRESSE AGENTUR

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AUSTRIA PRESSE AGENTUR

Eckdaten

BRANCHE: INFORMATIONS- DIENSTLEISTUNGEN
MITARBEITER: 574
STANDORT: WIEN
UMSATZ: € 71,52 MIO

Herausforderungen

Die APA-Gruppe ist in vier Geschäftsfeldern tätig: Nachrichtenagentur, Bildagentur, Informationsmanagement und Informationstechnologie. Die Redaktion sorgt für hochaktuelle und multimediale Nachrichtendienste rund um die Uhr. Tochterunternehmen bieten Verbreitungs-, Recherche- und Wissensmanagementdienste sowie Informationstechnologie-Lösungen. Als digitales „Gedächtnis der Nation“ zählt die APA zu den größten Datenbankunternehmen im deutschsprachigen Raum. Die Abbildung dieser komplexen Verknüpfungen interner Leistungsbeziehungen und folglich ein vereinfachtes Verwalten und Bereitstellen der Daten war die Aufgabe.

Ergebnisse

Es erfolgte die Implementierung einer zentralen Datenbanklösung. Dadurch konnte am Ende der ersten Implementierungswelle das Budget des Tochterunternehmens APA-IT um zehn Tage vor Plan fertiggestellt werden. Viele Vorteile der zentralen Datenhaltung, etwa die Zusammenfassung der Teilpläne in Echtzeit oder unmittelbare Ergebnistransparenz bei Last-Minute-Anpassungen, wurden direkt realisiert. Mit der zweiten Projektphase betraten alle restlichen Akteure die Controllingplattform und somit auch den virtuellen Marktplatz, wo im Budgetierungsprozess die internen Dienstleistungen ausverhandelt werden.

Lessons learned

Der phasenweise Rollout war die perfekte Lösung, um die Erfahrungen der naturgemäß IT-affinen Anwender des Piloten zu nützen und diese effizient bei der unternehmensweiten Ausrollung einfließen zu lassen. Diese Schule ist nun Tradition. So wie sich die äußeren Rahmenbedingungen ändern, wird auch die flexible Controllingsoftware angepasst. In weiteren Schritten wurde die legale Konsolidierung implementiert und das Belegsystem an CoPlanner angebunden. Von der geladenen Buchungszeile kann jetzt per Link der eingescannte Beleg aufgerufen werden.

Zeitplan

JUNI 2006 - PROJEKTSTART
Fokus auf Planungsfunktionalität, die für die beginnende Budgetierung im August benötigt wird.

JULI 2006 
Enge Zusammenarbeit des Controllings mit CoPlanner. Finalisierte Module werden sofort getestet und Anpassungen zeitnah vorgenommen.

AUGUST 2006
Start der Budgetierung und parallel dazu Fertigstellung weiterer Funktionen, wie etwa Umlagen.

NOVEMBER 2006
Aufbereitung der Erkenntnisse und Vorbereitung der zweiten Projektphase, dem Rollout auf alle Gesellschaften.

MÄRZ 2007
Rollout auf alle Unternehmen mit der ersten Vorschaurechnung und laufende Optimierungen des Systems.

NOVEMBER 2010
Implementierung der legalen Konsolidierung mit dem CoPlanner Legal Consolidation Manager.

Highlight

Der virtuelle Marktplatz

Die APA steht für innovative Produkte und Dienstleistungen. Ein Anspruch der auch für die Budgetierung gilt. Am virtuellen Marktplatz werden interne Leistungen nach Mengen und Preisen den Abteilungen angeboten. Diese können den Bedarf konkretisieren und auf die jeweiligen Kostenstellen aufteilen sowie Preise und Mengen verhandeln. Der Wert jeder Leistung ist im CoPlanner sofort ersichtlich. Die Planungsmethodik sichert Konsistenz zwischen Angebot und Nachfrage, eliminiert Fehlerquellen und reduziert den Abstimmungsaufwand erheblich. Für die finalen Verhandlungen werden Berichte mit den Kommentaren der Planenden aus dem System generiert. Durch die Möglichkeit der Übernahme der Vorjahreswerte reduziert sich der Planungsaufwand immens.

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