Auf der Suche nach einer Controlling- und Planungssoftware zur Unterstützung der Controllingprozesse wurden im Rahmen eines umfangreichen Software-Auswahlprozesses im ersten Quartal 2010 zahlreiche Planungs- und Controlling-Lösungen evaluiert. Die Wahl fiel schließlich auf CoPlanner, der mit seinem flexiblen Business-Modell sowohl die fachlichen Grundvoraussetzungen als auch sehr spezifische Anforderungen der Controlling-Praxis bei aurelis erfüllen konnte. Gemeinsam ging es in eine Detailkonzeption und die Umsetzung. Dabei wurden schrittweise sämtliche Modellbereiche vor Ort entwickelt und gleich von den Power-Usern des Systems geprüft und integriert. CoPlanner ist seit August 2010 operativ im Einsatz und unterstützt die Anwender in allen erforderlichen Bereichen des laufenden Controllings.

 Eine Wahrheit schaffen

Gutes Monatsberichtswesen beginnt bei den Daten. Diese werden regelmäßig von SAP geladen und im System dargestellt. Unterjährige Um- und Nachbuchungen bzw. Bewertungen nach Konzern-Reporting-Richtlinien werden direkt im CoPlanner (mittels separater Buchungsanweisungen)  vorgenommen. Damit wird eine einheitliche Datenbasis geschaffen, auf die alle Benutzer des Systems (je nach Berechtigung) zugreifen können. Istdaten werden dabei bis auf Belegebene dargestellt, jeder Datensatz kann nach seiner Herkunft (SAP, Um-, Nachbuchung, etc.) analysiert werden. Die gemeinsam definierten Monatsberichte stehen allen berechtigten Benutzern (innerhalb ihrer Bereiche) zur Verfügung und sind jederzeit im System abrufbar.

Integriert planen

Das CoPlanner Business-Modell ermöglicht schon ab Auslieferung die Abbildung einer integrierten Planung. Neben der Plan-GuV werden auch ein Finanzplan sowie eine Planbilanz erstellt. Die in verschiedenen Systemen organisierte Planung von Projektentwicklung, Vertrieb  und Asset Management dient als Grundlage für diese integrierte Darstellung. Die verantwortlichen Regionalcontroller können diese Basisdaten auf Knopfdruck einspielen sowie ihre Overhead-Planung direkt im System vornehmen. Aus diesen Daten werden schließlich die Planergebnisse berechnet. Unter Anreicherung weiterer Parameter (Zinssätze, Mindestliquidität, Finanzierungen, Steuern, etc.) wird schließlich in einem iterativen Verfahren ein vollständig integrierter Plan auf 10-Jahres-Basis erstellt.

Für Szenarienrechnungen können Planstände jederzeit kopiert und bearbeitet werden, darüber hinaus werden quartalsweise Forecasts auf Basis der geplanten Daten sowie der angefallenen Istdaten erstellt und überarbeitet.

Gemeinsam berichten, individuell analysieren

Neben Standardberichten für das Soll-/Ist-Berichtswesen wurden im System auch definierte KPIs dargestellt. Ebenso können nichtmonetäre Daten (wie etwa die Eigenschaften eines Immobilienbestandsobjekts) abgefragt werden. Die Möglichkeiten des CoPlanner Analyzer versetzen jeden Anwender in die Lage, innerhalb seiner Daten volle Flexibilität in der Auswertung zu genießen. In Verbindung mit dem CoPlanner Excel Client ist ein einfacher und zugleich flexibler Weg zu allen im System verfügbaren Daten garantiert. Exporte an weiterverarbeitende Systeme runden die Integration des CoPlanner in das Gesamtsystem ab.

Anwender zuerst

Bei allem Umfang der Möglichkeiten bleibt jedes Controlling-System dennoch ein Werkzeug, das erst durch seine Benutzer Werte schaffen kann. Daher ist die oberste Priorität einer Implementierung immer die Benutzerfreundlichkeit – Anwender müssen geradlinig durch das Angebot geführt werden, die Bedienung muss leicht von der Hand gehen – und vor allem: das System muss auch dem Endanwender, und nicht nur dem Zentralcontroller, einen klaren Vorteil bringen. Diese Prämissen im Hinterkopf wurde im Projekt großes Augenmerk auf die individuelle Menüführung sowie die einfache und einheitliche Gestaltung von Planungsmasken, Berichten und Analyseobjekten gerichtet. Schon das erste Feedback nach den End-User-Schulungen hat dem Projektteam Recht gegeben, wie Jörg Klimroth, Projektleiter der aurelis, berichtet:

Die wesentlichen Errungenschaften des Systems aus aurelis-Sicht sind:

1.  Bedienfreundlichkeit und Übersichtlichkeit
2.  Zeitersparnis bei Istreporting, Planung und Forecast
3.  Einheitliche Datenhaltung aller Finanzdaten
4.  Einfache Versionierung für Szenarienrechnungen
5.  Ausweitung und Standardisierung des Konzernberichtswesens

Möglichkeiten erweitern

Die Möglichkeiten des CoPlanner, Anforderungen des täglichen Controllings flexibel umzusetzen, lassen noch viel Raum für mögliche Weiterentwicklungen des Systems in den nächsten Jahren. Da sämtliche Systemwerkzeuge auch den Power-Usern des Systems zur Verfügung stehen, sind diese auch selbst in der Lage, ihr System an sich ändernde Anforderungen anzupassen. Denn schließlich lebt Controlling von der Veränderung.

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